سياسة التخزين الخاصة بنظام Microsoft Office 365

بالإشارة إلى قرار مجلس الجامعة رقم 1/2026 بتاريخ 22/04/2026.

فقد وافق مجلس الجامعة على تطبيق سياسة التخزين الخاصة بنظام Microsoft Office 365.

نظرا لبلوغ نسبة استهلاك لموارد التخزين على نظام Microsoft 365 نسبة 99% مما سوف يؤدي إلى توقف الخدمات عتد نفاذ المساحة التخزينية فإنا نقتر إقرار سياسة نظيم المساحة التخزين في نظام البريد الإلكتروني (Exchange) التخزين السحابية (One Drive) وفرق العمل (Microsoft Teams and SharePoint).

1. المساحات التخزينية في البريد الإلكتروني

• تخذف حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بالموظفين المستقيلين بعد مرور عام من تاريخ انتهاء الخدمة.

2. نظام أرشفة البريد الإلكتروني

يتم تفعيل نظام الأرشفة التلقائية للبريد الإلكتروني، بحيث تُنقل الرسائل المستلمة إلى الأرشيف تلقائياً بعد مرور المدد المحددة، ثم تُحذف من الأرشيف تلقائياً بعد انقضاء فترات الاحتفاظ، وفقاً للجدول التالي:

3. نظام التخزين السحابية One Drive

4. فرق العمل والمقررات الدراسية (Microsoft Teams / SharePoint)

    a. تُحذف فرق المقررات الدراسية بعد مرور ثلاث (3) سنوات من انتهاء الفصل الدراسي الخاص بالمقرر.

    b. تُحذف الفرق غير الأكاديمية بعد مرور سنة واحدة من عدم النشاط.

5. صناديق البريد الخاصة بالأقسام والمكاتب

تكون صناديق البريد المخصصة للأقسام والمكاتب لأغراض إرسال واستلام البريد فقط، دون تخصيص مساحة تخزين سحابي (OneDrive) لها.

وعليه، يُرجى من الجميع الاطلاع على هذه السياسة والالتزام بما ورد فيها، والمبادرة إلى مراجعة محتويات صناديق البريد والمساحات التخزينية الخاصة بهم، وحفظ نسخ احتياطية من الملفات والمراسلات المهمة قبل بدء تطبيق إجراءات الأرشفة والحذف التلقائي المشار إليها أعلاه.

وللاستفسار أو طلب الدعم الفني، يُرجى التواصل مع إدارة تقنية المعلومات.